회의를 효과적으로 30분 내에 끝내고 싶다면

 회의를 효과적으로 빨리 끝내려면, 회의주관자가 사전준비와 사후처리에 시간을 많이 들여야 한다.^{[각주:1] [각주:2]}

 흔하게 하는 회의지만 거의 매번 깔끔하게 시작하고 끝맺지 못하는 듯싶다. 정기적인 회의는 공유할 내용을 공유하고 나면 끝내는 거라 무난하게 흘러가지만, 특별한 사안을 논하는 비정기적인 회의는 내가 주관을 하든 안 하든 매끄럽게 진행하기가 참 힘들다.

 회의주제를 빨리 논의하려면 배경에 대한 공유가 끝났어야 하는데 이것부터가 삐걱거린다. 메일로 먼저 읽어달라고 하지만 그냥 오는 사람이 태반이며^[각주:3] 읽고 왔어도 이해도가 충분하지 못한 때가 많다. 여기에 이론이 부딪히면 1시간은 훌쩍 지나기 십상이다.

 이런 일을 막고 회의를 생산적으로 진행하려면 사전준비가 중요하다. 일정부터 최소 하루 정도 여유를 두고 잡아야 한다. 참석자들이 주제에 대해 조사하거나 기억을 되새길 물리적인 시간이 필요하다. 당일에 잡는 회의는 사고 났을 때나 하는 법이다.^[각주:4]

 가능하다면 회의주관자가 참석자마다 연락하여 사전에 배포한 자료에 대한 이해도를 파악해 두며, 취지와 기한에 대해서도 제대로 알게 해야 한다. 이럴 거면 뭐하러 회의를 하느냐고 할 텐데 회의가 산으로 가는 것보다 한 사람만 고생하는 게 차라리 낫다. 더불어 회의주관자가 말을 반복하기 싫어서 공지 목적으로 대여섯 사람과 할 회의라면 말리고 싶다. 효율이 우선이면 메일을 보내고 효과가 우선이면 대면하여 설명하길 권한다.

 이게 영 힘들다면 매번 회의를 1시간에서 1시간 반 정도 하면서 회의 초기에 워밍업을 해도 좋다. 비생산적으로 보이기는 해도 다들 허덕이는 상태라^[각주:5] 사전준비라는 말이 유명무실하다면 다른 도리가 없다.

 회의 말미에는 회의록^[각주:6]을 보내는 주체와 시점에 대해 재확인하여 시간낭비의 여지를 줄인다.^[각주:7] 회의록에 이의가 있다면 바로 참석자 전원에게 이견을 제시해야 한다. 오류 바로잡기 외에도 다음 회의에 사람들이 더 집중하는 부수적인 효과도 있다. 물론, 다음 회의라는 게 없다면 그야말로 최상의 회의라 할 만하겠다.

1. 소요시간은 참석자 수에 비례한다. [본문으로]
2. 그래서 회의를 안 해도 된다면 안 하는 게 낫다. [본문으로]
3. 회의 오기도 바쁘다. [본문으로]
4. 프로젝트 팀원이 즉석에서 (선 채로) 잠시 의견을 주고 받는 것과는 다른 얘기이다. 프로젝트 팀원은 수시로 소통하여 의사결정의 지연을 막는 게 최선이다. [본문으로]
5. 야근이 일상이라면. [본문으로]
6. 회의록에는 회의 이후의 행동주체를 명시해야 한다. 이런 게 없다면 회의를 괜히 한 셈이다. [본문으로]
7. 회의 초반에 정해도 좋다. [본문으로]