SharePoint가 대체하는 엑셀 문서 취합작업

회사 메일이 흘러다니는 모습을 보면 엑셀 문서로 이런 저런 목록을 취합하는 일이 자주 나타납니다. 많으면 몇 십에서 몇 백 명이 보낸 메일에 첨부한 엑셀 문서를 열어 일일이 한 줄 한 줄 복사해다 붙이는 모습이 떠오릅니다. 못 할 짓입니다. 그렇게 완성한 문서는 PC 한 구석, 좀 낫다 싶으면 회사 파일 서버 어딘가에 저장하여 계속 관리합니다.

Microsoft는 진즉에 대안을 내놓았습니다. SharePoint 서버는 사용자 지정 목록 기능을 통해 엑셀 문서 취합과 같은 품이 많이 드는 작업을 쉽게 대체해 줍니다. 사용자 지정 목록이라고 하면 뭔가 싶을 텐데, 항목을 마음 대로 만들 수 있는 게시판이라고 보면 됩니다. 취합자가 양식을 만들어 메일로 링크를 공유하면 접속하여 입력하거나 수정하는 방식으로 진행합니다. 복사하고 붙이는 작업은 사라집니다. 이미 합쳐져 있으니까요.^[각주:1] 이미 가지고 있는 관리용 엑셀 문서는 SharePoint 서버에 올려서 새롭게 관리하기도 쉽습니다.^[각주:2]

취합작업이 단순해지는 것 외에, SharePoint 서버의 사용자 지정 목록을 쓰는 이점이 또 있습니다. 관리목적으로 목록을 운영하다 보면 필연적으로 변동사항이 생기는데, 기존방식으로 하면 누군가 언제 수정했다는 사실은 파일 변경일시를 통해 알지만 어느 부분이 바뀌었는지 알지 못합니다. SharePoint 사용자 지정 목록은 변경하면 목록의 책임자에게 알림이 가서 변경내역을 검토하게 할 수 있습니다. 승인하기 전에는 변경내역이 다른 사용자들에게는 보이지 않게 하는 선택사항도 다양합니다.

이 정도만 해도 관리효율이 크게 올라갑니다. 투명성도 쫓아 옵니다. 작은 조직이든 크 조직이든 이런 체계를 도입하는 걸 권합니다. SharePoint 서버를 도입하기는 어렵지 않습니다. 일단 그리 비싸지 않습니다. 이미 파일 서버를 제대로 쓰던 조직^[각주:3]이라면, 추가도입 비용 없이 그 파일 서버와 Windows Server OS를 그대로 활용하면 됩니다. Office 365를 써도 좋습니다. 몇 푼 들이는 정도로 삶이 윤택해지고, 업무에 누락이 사라지며 개선을 생각할 여력이 생깁니다.

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1. 상단 메뉴의 'Excel로 내보내기'를 통해 엑셀 문서로도 쉽게 다운로드하며, 그렇게 받은 엑셀 문서 내에서 새로고침 하면 서버 변동내용이 자동으로 들어오기도 합니다. [본문으로]
2. 욕심을 좀 내면 링크의 안내 대로 어지간한 웹 어플리케이션 수준의 입력/편집화면을 만들어도 좋습니다만 차차 하시죠. ^^ [본문으로]
3. 공유 폴더 수준을 넘어서 본격적으로 쓰는 조직이 꽤 많습니다. [본문으로]