시간 관리 노하우를 알려주는 '업무 시각화'

업무 시각화 - 도미니카 드그란디스 지음, 유지은 외 옮김/에이콘출판

추천 받은 책이고 오래 전에 다 읽었는데, 이제서야 또 후기를 올립니다. 후기라고는 하지만 시간이 지난 후에 스스로 참고할 만한 메모를 남기는 정도입니다. 이 책은 요약하기가 힘들었습니다. 덜어낼 부분이 별로 없었습니다. 두고 두고 곱씹지 않으면 놓치는 부분이 많을 겁니다. 제가 쓴 다른 후기는 아래 링크를 참조해 주세요.

업무 시각화 - 드러나야 관리가 된다

소통이 빈번한 환경에서 맡은 업무, 작업을 적시에 끝내고자 하면 이 책은 상당히 도움이 됩니다. 변화를 싫어하는 사람이 태반이기 마련인 조직에서 작업의 선후관계를 파악하며 일의 우선순위를 '사수'하는 방법에 대해 상세하게 다룹니다. 더불어 조직이 일을 잘하는 데에 주안점을 두었지만 개인이 일을 잘하는 데에도 적용할 사항이 많습니다.

다만, 다른 얇은 칸반 책을 한 번 읽거나 칸반을 다룬 영상을 보고 이 책을 읽는 게 낫지 않을까 합니다. 생초보가 보기에는, 다시 말해 애자일이나 스크럼을 들어 본 적이 없는 사람이 이 책을 처음 보고 유용한 내용을 파악하기 쉽지는 않아 보입니다. 관련한 교육을 만나면 꼭 들어 보기를 바랍니다. 멘토, 코치가 없이 독학으로 일을 잘하기는 무척이나 어렵습니다. 쉽고 빠르고 올바른 길을 찾아 나가길 바랍니다.

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PART 1. 시간을 훔쳐가는 다섯 도둑들

1.1 너무 많은 진행 중 업무
__왜 팀의 능력을 초과하는 진행 중 업무가 문제인가?
1.2 알려지지 않은 의존성
__왜 의존성이 문제인가?
1.3 계획에 없던 업무
__왜 계획에 없던 업무가 문제인가?
1.4 상충하는 우선순위
__왜 상충하는 우선순위가 문제인가?
- "생산성이란 워커홀릭이 되어 바쁘게 보내거나 밤늦게까지 일하는 것이 아니다. 그것은 업무를 우선순위화하고 필사적으로 당신의 시간을 지키는 것이다" - Margarita Tartakovsky
1.5 방치된 업무
__왜 방치된 업무가 문제인가?

PART 2. 시간 도둑을 드러내는 방법

2.1 업무를 시각화하기
__연습문제

가시성 사분면	눈에 보임	눈에 보이지 않음
긍정적 가치	기능	구조
부정적 가치	버그	기술 부채

- 업무 카드 항목 예시: 카드ID, 머리말, 제목, 상세 내용, 담당자, 코멘트, 쿼리를 위한 꼬리표, 가시성을 위한 아이콘, 우선순위, 하위 업무 또는 연결되는 카드, 요청일을 기반으로 한 날짜 표시
- 완료 보드: 할 일, 진행중, 완료 상태를 색상으로 표현
2.2 '너무 많은 진행 중 업무' 도둑 잡기
__연습문제
- 칸반을 쓴다면 진행중 상태에 있는 업무가 알기 쉽게 드러나야 함. 진행중 상태는 다양하게 표시할 수 있기 때문. (예: 리서치, 개발/수정, 피드백 진행, 피드백 완료 - 모두 진행중인 상태)
2.3 의존성 드러내기
__연습문제
2.4 완전 범죄 - 계획에 없던 업무
__인터럽트 버스터즈
__연습문제
- 프로젝트 WBS에 없는 인터럽트가 많으므로 칸반에 꼭 시각화를 해야 인터럽트를 줄일 수 있음. (예: 인터럽트 작업을 별도의 색상과 행(lane)으로 눈에 띄게 표시, 인터럽트에 의해 방해를 받는 작업에는 분홍색 점 표시)
- 같은 맥락으로 계획에 없던 업무는 별도의 lane에서 관리하여 모두가 인지하도록 함.
2.5 우선순위 지정, 우선순위 지정, 우선순위 지정
__지연 비용(CoD, Cost Of Delay)
__약속선 (the line of commitment)
__연습문제
- 지연 비용 ≈ 비즈니스 가치 + 시간적 시급성 + 리스크 감소 및 비즈니스 기회 준비
- 약속선: 해당 업무를 시작하기로 한 시점
2.6 방치된 업무 예방하기
__방치된 업무 불러내기
__연습문제
- 특정 일수 내에 상태가 바뀌지 않거나 업데이트가 없는 작업에 플래그 표시하여 시각화 함.
- 검색 조건 쿼리를 이용해서 30일 동안 손대지 않은 모든 진행중 업무 등을 시각화하되, 너무 많이 보이더라도 나쁘게 생각하지 않길 바람.
2.7 유용한 보드 설계 예제
__다중 레벨의 보드 설계
__완료 대 진짜 완료
__PDCA 보드
__홈 프로젝트 보드
__이사 관리
__반복적인 업무
__구매 주문 보드 설계
- 반복적인 업무는 아래쪽에 따로 표시하는 식으로 시각화 함. 반복업무임을 드러내는 표시를 하고 템플릿을 복사하는 식으로 사용하여 이를 시각화하는 수고에 대한 추가 비용과 핑계를 예방함.
- 구매 업무를 드러내면 전통적인 회계 부서와 협업하기가 용이한 지표를 제공할 수 있음.

PATR 3. 측정 메트릭, 피드백 그리고 주변 환경

3.1 측정 메트릭 혹은 비용
__흐름 메트릭
__대기 이론
__사람이 아닌 업무를 주시하라
3.2 시간 도둑 오'그램
- 시간 도둑: 계획에 없던 업무, 방치된 업무, 알려지지 않은 의존성, 상충하는 우선순위, 너무 많은 진행중 업무
3.3 운영 리뷰
__발표할 메트릭
__미래 운영 리뷰
3.4 회의의 기술
__린 커피 진행 방법
__스탠드업 미팅
- "린 커피 lean coffee는 팀원들이 다수의 사람에게 가장 중요한 주제를 알리고, 모두가 듣고, 들을 수 있게 하며, 실시간 피드백을 제공해 전통적인 일방적 관리 회의(와 기업 문화 전체)를 변화시킨다." - Adam Yuret
- 단체로 하는 standup meeting: 어떤 업무가 차단되어 있는가? 어떤 업무가 차단될 위험이 있는가? 보드에 없는 일이 진행되고 있는가? 세 가지에 집중하면 시간 낭비 없이 빨리 끝남. 빨리 끝나면 after standup (회의)가 자연스럽게 이어져 전체적인 회의 건수가 줄어듦.
3.5 끔찍한 사례
__주말을 제외한 플로 타임 메트릭
__타임 시트를 활용한 비효율적인 회계 방법
__간트 차트
__개인별 레인
__여기저기 분산된 업무
__지나치게 화려한 카드의 색상
__모범 사례
- 개인 별 레인: 다른 사람의 일에 상관하지 않도록 느껴지는 부작용이 있으며, T자형으로 업무/스킬을 확대하기는 커녕 시야만 좁아지게 되는 불상사 초래. '알려지지 않은 의존성' 도둑만 기승을 부리게 됨. 사람이 아니라 업무로서 레인을 나눠야 업무 중단의 원인을 더욱 빨리 파악하게 되고 어떤 기술을 교육해야 병목현상을 막을 수 있는지 인지 가능함. 어떻게 해야 업무 흐름이 원활할 수 있는지 중점을 두는 방향으로 시각화.
- 업무 시각화 요소: 정보(데이터 무결성, 정확성), 기능(목표: 유용하고 효율적), 시각적 형식(아름답고 구조적), 스토리(흥미로운 컨셉으로 구성원이 자신과 유관하다고 인식). 계속 해봐야 는다. 처음부터 잘하지는 못한다.
결론: 잘못된 것 바로 잡기
__기술 팀과 비즈니스 팀의 지지(일관성)
- 원인과 결과를 알지 못하면, 모범 사례는 없다.
- 잘하는 팀이라도 탁월함을 유지하기 위한 칸반과 같은 업무 시각화가 필요하다.
- 사람들은 변화를 어려워 한다. 이베이는 배경을 밝은 노란색에서 흰색으로 바꾸기 위해 몇 달에 걸쳐서 점진적으로 배경을 교체했다. 고객은 변화를 인지하지 못하여 저항하지 않았다.

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